Ini perlu diperhatikan bagi seluruh Pegawai Negeri Sipil (PNS) di tanah air, bahwa terhitung mulai 1 Januari 2014 (efektif hari ini), untuk utusan kedinasan wajib memanfaatkan media surat elektronik (email) untuk urusan , sebagaimana amanat Peraturan Presiden Nomor 81 Tahun 2010 dalam upaya percepatan reformasi birokrasi. 

Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (PAN-RB) Azwar Abubakar melalui Surat Edaran Nomor 06 Tahun 2013 tertanggal 27 Mei 2013 meminta, setiap PNS agar menggunaan alamat email resmi pemerintah, yaitu yang menggunakan domain @pnsmail.go.id atau yang dimiliki masing-masing pemerintah dengan alamat (nama instansi masing-masing).go.id.

Menurut Menteri PAN-RB Azwal Abubakar,  saat ini seluruh instansi pemerintah telah memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi sebagai pendukung dalam pelaksanaan tugas dan fungsi. Namun demikian, masih banyak ditemukan pegawai/pejabat yang menggunakan email non pemerintah sebagai alat komunikan persuratan elektronik dalam kegiatan kedinasan, termasuk yang dimiliki oleh pihak asing. "Ini berisiko dan tidak aman dalam konteks kerahasiaan data dan informasi negara," tulis Menteri PAN-RB dalam Surat Edaran itu.

Karena itu, Kementerian PAN-RB memandang perlu  diupayakan suatu langkah strategis dengan menyediakan email resmi pemerintah sebagai alat komumikasi persuratan elektronik kegiatan kedinasan yang diberikan bagi PNS di seluruh Indonesia.

Melalui Surat Edaran itu, Menteri Azwar Abubakar mengingatkan kepada seluruh pegawai/pejabat instansi pemerintah bahwa wajib menggunakan email resmi pemerintah sebagai alat komunikasi persuratan elektronik dalam kegiatan kedinasan. Hal ini dimaksudkan, agar terwujud birokrasi modern yang cepat, efektif, efisien, dan aman di lingkungan instansi pemerintah.

Menurut Menteri PAN-RB Azwar Abubakar, untuk menjangkau komunikasi yang lebih baik antara pemerintah dan seluruh PNS, pemerintah menetapkan pemanfaatan email nasional bagi seluruh PNS dengan domain @pnsmail.go.id.  

"Email ini tidak mengesampingkan pemanfaatan email resmi kementerian/lembaga/pemda yang sudah ada, dan dimanfaatkan oleh PNS," kata Menteri PAN-RB semberi menyebutkan, PNS tetap dapat memiliki email resmi pemerintah .go.id yang lain sesuai dengan aturan, peran dan peruntukannya.

Format alamat email PNSMail adalah nama.pns@pnsmail.go.id. "Setiap PNS hanya diijinkan memiliki satu alamat email nasional pada PNSMail," tegas Menteri PAN-RB. 

Pendaftaran mail.go.id ini tidak begitu sulit, pengalaman saya mengajukan permohonan akun mail.go.id ini hanya membutuhkan waktu sekitar satu hari saja hingga akun dapat digunakan. Dengan catatan persyaratannya harus lengkap.

Baiklah berikut adalah cara mengajukan permohonan akun mail.go.id.

Persyaratan

1. Anda adalah perangkat desa yang akan mengelola domain desa.id.
2. Anda telah memiliki SK Pengangkatan (Surat Keputusan) yang telah ditanda tangani Kepala Desa. (Scan hanya halaman ke dua yang berisi nama perangkat desa dan telah ditanda tangan Kepala Desa)
3. SK Pengangkatan Kepala Desa yang telah ditanda tangani Bupati. (Scan hanya halaman yang berisi nama Kepala Desa dan telah ditanda tanganni Bupati)

Cara Daftar mail.go.id

1. Mendaftarkan akun di layanan.kominfo.go.id.

2. Isi data diri anda sesuai dengan gambar dibawah ini. Untuk email anda dapat menggunakan gmail terlebih dahulu. Kemudian isi password dan kode unik lalu klik daftar.

3. Setelah itu anda akan mendapatkan email konfirmasi dari Portal Layanan Publik Terintegrasi. Buka email tersebut lalu klik “Lanjutkan Aktivasi Akun”.

Setelah anda mendaftarkan akun anda akan mendapatkan email lagi yang berisi username anda untuk login ke akun.

4. Lanjutkan login ke layanan.kominfo.go.id/login, lalu isi username atau email dan password tidak lupa kode unik.

5. Kemudian anda akan diarahkan ke dashboard layanan kominfo. Disini anda harus melengkapi data diri terlebih dahulu di menu akun saya.

6. Setelah anda melengkapi data diri anda, Langsung saja klik pada “Tambah Permohonan” kemudian klik “mail.go.id”, dilanjutkan dengan “Pendaftaran akun mail.go.id”.

7. Setelah itu akan muncul form untuk mengisi dan upload SK Pengangkatan, Seperti pada gambar dibawah ini.

Untuk jenis layanan anda dapat memilih “Perangkat Desa”

SK Perangkat Desa adalah nomor SK Pengangkatan. (maksimal 250 kb)

Dok. SK Perangkat Desa adalah scan SK hanya pada lembar yang memuat nama perangkat desa yang telah ditanda tangani Kepala Desa.

Kemudian isi alamat desa anda.

8. Kemudian klik lanjutkan. Setelah itu akan muncul ringkasan permohonan pendaftaran mail.go.id.

Dalam proses pendaftaran ini membutuhkan waktu paling cepat 1 hari dan maksimal 4 hari sampai akun mail.go.id diterbitkan. Anda dapat memantaunya pada menu “Daftar Permohonan” dan bila Permohonan disetujui anda akan mendapatkan alamat email dan password.

Anda dapat melihat alamat email dan password apabila disetujui dengan klik menu “Daftar Permohonan”  kemudian klik “Selesai” dan klik pada segitiga kebawah, klik permohonan. Seperti pada gambar dibawah ini.

Untuk login ke akun anda silahkan kunjungi mail.go.id/mail/

Kemudian masukkan email dan password yang telah didapat.

Jika permohonan anda ditolak, kemungkinan ada persyaratan yang kurang terpenuhi.

Selanjutnya adalah tahap Verifikasi akun untuk mendaftarkan domain desa.id.

Verifikasi Akun mail.go.id

Untuk proses Verifikasi masuk ke akun saya kemudian klik “Ajukan Verifikasi Instansi”. isi data diri anda sesuai dengan form yang ada, sebagai contoh pada gambar dibawah ini

Setelah data terisi semua dan pastikan data benar klik kirim.

untuk proses verifikasi ini membutuhkan waktu maksimal 4 hari. pengalaman saya kemarin hanya butuh waktu 1 hari sejak mengajukan permohonan.

Setelah anda mendapatkan akun desa.mail.go.id dan telah lulus tahap verifikasi anda dapat mengajukan permohonan domain desa.id.